Informativa privacy per gli account dello staff e il Calendar hub

Questa informativa spiega come [company legal name], con sede in [registered address], partita IVA [P.IVA], contatto [support email] ("noi"), tratta i dati personali di chi usa Gestione dello studio con un account dello staff e i dati di calendario dei medici che usano il Calendar hub. Si applica ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR").

Chi è il titolare

Siamo titolari dei dati degli account dello staff e dei dati del Calendar hub, perché il medico collega i propri calendari per organizzare il proprio lavoro in tutti gli studi in cui opera. I dati dei pazienti sono un'altra cosa: ogni studio è titolare dei dati dei propri pazienti e noi li trattiamo solo per suo conto come responsabile del trattamento; per essi vale l'informativa per i pazienti dello studio.

Account dello staff

Per un account dello staff trattiamo nome, cognome, e-mail, lingua, l'hash della password, il segreto dell'app di autenticazione (TOTP) e le sessioni di accesso, per permetterti di accedere in sicurezza e per fornire il servizio agli studi per cui lavori. La base giuridica è l'esecuzione del contratto con te o con il tuo studio (art. 6(1)(b) GDPR) e il nostro legittimo interesse alla sicurezza del servizio (art. 6(1)(f) GDPR). Questi dati sono conservati finché esiste l'account e cancellati con esso, salvo le voci del registro degli accessi che la legge o gli accordi con gli studi ci impongono di conservare.

Che cos'è il Calendar hub

Il Calendar hub è un modulo facoltativo. Il medico può collegare calendari Google, Microsoft, Apple iCloud o altri calendari CalDAV e link di abbonamento ICS dalla pagina Calendari del proprio account dello staff, dopo aver letto un testo di consenso, così che la prenotazione online non offra orari in cui il medico è impegnato altrove e, se il medico lo desidera, le sue visite compaiano in uno dei suoi calendari. La base giuridica è la richiesta del medico di usare il modulo (art. 6(1)(b) GDPR); registriamo la versione e l'ora del testo di consenso letto dal medico.

Che cosa legge il Calendar hub

Dai calendari che il medico contrassegna con "Controlla i conflitti", l'hub legge solo l'inizio e la fine degli eventi occupati. Per permettere la scelta, legge anche i nomi dei calendari del medico. Titoli, descrizioni, luoghi, partecipanti e ogni altro campo degli eventi non vengono salvati. Ogni periodo occupato è salvato come inizio, fine e una chiave dell'evento in forma di hash, e compare nell'agenda di ciascuno studio del medico con il modulo attivo come "Occupato", senza altri dettagli.

Che cosa scrive il Calendar hub

Solo se il medico lo sceglie, l'hub scrive ogni visita del medico nell'unico calendario Google o Microsoft scelto dal medico, come evento intitolato "Visit · <nome dello studio>" con inizio e fine e nient'altro: nessun paziente, nessun tipo di visita, nessuna nota. Quando la visita viene spostata o annullata, l'evento viene modificato o rimosso.

I tuoi fornitori di calendario

I fornitori dei calendari collegati dal medico (Google, Microsoft, Apple, server CalDAV o gli host dei link ICS) sono una scelta del medico. Custodiscono i calendari del medico in base all'accordo del medico con loro e non sono nostri sub-responsabili. I nostri sub-responsabili per la piattaforma sono elencati nella nostra pagina Sicurezza.

Come proteggiamo i dati

Token di accesso e di aggiornamento, password specifiche per app e link di calendario sono cifrati a riposo (AES-256-GCM) e non vengono mai mostrati di nuovo. Tutto il traffico usa TLS, il database è cifrato a riposo e conservato nell'UE, lo staff accede con password e app di autenticazione, e i link o server inseriti dal medico vengono letti solo via https verso indirizzi pubblici.

Per quanto tempo conserviamo i dati

I dati del Calendar hub sono conservati finché il medico scollega il calendario o cancella l'account. I periodi occupati sono conservati solo nella finestra da ieri a 180 giorni avanti e vengono sostituiti a ogni sincronizzazione. I backup scadono entro 30 giorni.

Scollegare e revocare l'accesso

Nella pagina Calendari, Scollega rimuove gli eventi che abbiamo scritto (per quanto il fornitore lo consente), revoca il nostro accesso dove il fornitore lo permette e cancella subito il segreto del collegamento, i suoi calendari e i suoi periodi occupati (le copie di backup scadono entro 30 giorni). Puoi revocare il nostro accesso anche presso il fornitore: per Google su https://myaccount.google.com/permissions, per Microsoft su https://account.live.com/consent/Manage per gli account personali e su https://myapps.microsoft.com per gli account aziendali o scolastici, e per Apple eliminando la password specifica per app su https://account.apple.com.

Che cosa non facciamo mai con i dati di calendario

Usiamo i dati di calendario solo per mostrare i periodi occupati del medico, per tenerne fuori la prenotazione online, per avvisare lo staff, per informare il medico e lo studio delle sovrapposizioni e per scrivere le visite del medico dove il medico lo ha scelto. Non li usiamo per nient'altro. Non li vendiamo. Non li usiamo per pubblicità. Nessuna persona della nostra società li legge, salvo che il medico ce lo chieda per una specifica richiesta di assistenza, che sia necessario per la sicurezza, ad esempio per indagare un abuso, o che lo imponga la legge. Non li usiamo per sviluppare, migliorare o addestrare modelli di intelligenza artificiale o di apprendimento automatico.

Google API Services User Data Policy

Gestione dello studio richiede solo gli ambiti Google necessari: calendar.events, per scrivere le visite del medico e leggere i periodi occupati, e calendar.calendarlist.readonly, per elencare i calendari del medico tra cui scegliere. L'uso e il trasferimento ad altre app, da parte di Gestione dello studio, delle informazioni ricevute dalle API di Google rispetteranno la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di uso limitato (Limited Use): https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy

I tuoi diritti

Hai il diritto di accedere ai tuoi dati, rettificarli e cancellarli, di limitare il trattamento o di opporti, alla portabilità dei dati e di interrompere in qualsiasi momento il Calendar hub scollegando i tuoi calendari. Scrivi a [support email]. Puoi anche proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (https://www.garanteprivacy.it) o all'autorità di controllo del luogo in cui vivi.

Modifiche a questa informativa

Pubblichiamo le modifiche in questa pagina con una nuova data e, per le modifiche importanti, informiamo prima lo staff via e-mail.